Un contrat de location doit être lu et compris dans son intégralité, mais assurez-vous de prêter attention à certains des détails les plus importants de votre bail commercial. Beaucoup de ces éléments sont ignorés ou omis par les locataires, à leur détriment. Comprendre comment ces éléments sont discutés et énoncés dans votre bail vous fournira les informations nécessaires pour exploiter votre entreprise et avoir une relation d’affaires fructueuse avec le propriétaire.
Ce qui suit ne sont que quelques-unes des clauses et informations importantes couvertes par un bail commercial, que vous voudrez bien comprendre afin d’avoir un bail avantageux.
Remarque : Ces termes et conditions peuvent varier considérablement d’un État ou d’un comté à l’autre. Les locataires et les propriétaires doivent donc être conscients de toute réglementation applicable spécifique au comté ou à l’État de la propriété. En cas de doute, consultez votre représentant légal pour obtenir des informations plus spécifiques sur le problème.
Avis de renouvellement ou de résiliation
Un élément de votre bail sur lequel vous voudrez être absolument clair sera le préavis requis pour renouveler ou résilier. Cette clause couvrira directement les informations et stipulations importantes concernant la manière dont vous devrez communiquer vos intentions lorsque le bail arrivera à son terme.
Certains baux peuvent comporter des clauses ou imposer des délais précis de renouvellement ou de résiliation. Ainsi, par exemple, vous pourriez être tenu de donner un préavis de votre intention de renouveler votre bail 3 mois avant la véritable date de fin de votre bail. De même, vous pouvez être tenu de donner un préavis de votre intention de résilier le bail, même lorsque cette résiliation intervient à la date de fin de votre bail.
Les méthodes de communication de vos intentions, ainsi que les délais prévus, doivent être contenus dans ces clauses dans un langage clair et seront généralement interprétés de manière stricte. Afin d’être absolument sûr que vous êtes en conformité, vous devrez vous assurer d’enregistrer toutes les dates pertinentes dans votre calendrier et de définir des rappels à l’avance. Cela garantira que vous aurez amplement l’occasion de tout soumettre à temps et avec précision.
Indemnité et Défense
Une autre section importante des baux commerciaux qui est souvent négligée est toute langue concernant les obligations d’indemnisation. Bien que certains ne veuillent pas penser à ce qui pourrait arriver en cas de rupture de contrat ou d’autre événement susceptible de déclencher une obligation d’indemnisation, il est dans votre intérêt de planifier ces situations et d’espérer qu’elles ne se produisent pas.
Certains baux commerciaux peuvent contenir un libellé qui oblige une partie à défendre, indemniser ou dégager une autre partie de toute responsabilité en cas de rupture de contrat ou d’autres actions pouvant entraîner un litige. Vous voudrez être absolument sûr que la portée et l’étendue des obligations dont vous êtes responsable sont claires et comment tout désaccord potentiel devra être réglé.
Sélection du forum et coûts
En plus de la nature de l’indemnité et de la défense incluses dans votre bail, vous voudrez également porter une attention particulière au langage concernant la sélection du forum et les coûts entourant tout litige. Comme les parties à un contrat peuvent être basées dans différentes villes, voire dans différents États, il est important de définir les lois qui seront appliquées en cas de désaccord avant que tout litige ne se produise.
Votre bail doit décrire le droit des contrats de l’État qui sera appliqué à tout litige, et peut même indiquer la juridiction spécifique dans laquelle le litige devrait être mené. En cas de clauses d’arbitrage exécutoires, il se peut que vous ne puissiez pas porter vos problèmes devant les tribunaux pour gérer tout litige et que vous deviez plutôt utiliser des procédures d’arbitrage ou de médiation spécifiques qui seraient décrites.
De plus, dans certains baux, il peut y avoir un libellé décrivant la nécessité de payer les frais d’avocat, les frais de justice et même certains dommages-intérêts prédéterminés en cas de violation ou de litige.
Clauses de cession
Un élément qui est souvent négligé à grands frais pour les locataires est le libellé de la clause de rachat du bail. Il y aura généralement un langage distinct soulignant comment vous êtes censé rendre l’espace au propriétaire à la fin du bail. Celles-ci vous obligeront généralement à restituer l’espace dans l’état d’origine dans lequel il vous a été fourni, à l’exception de l’usure normale, ce qui permettra au propriétaire de louer plus facilement la propriété à un autre locataire.
Dans de nombreux cas, cela signifie que toutes les modifications que vous avez apportées à l’espace devront être annulées ou annulées pour restaurer l’espace dans son état d’origine. La seule exception à cette règle serait si vous aviez proposé des améliorations locatives dans le passé, qui ont ensuite été approuvées et ajoutées au bail pour en tenir compte. Sinon, les modifications que vous avez apportées à l’espace afin qu’il réponde mieux à vos besoins doivent être annulées avant que l’espace puisse être restitué au propriétaire.
Cela peut être particulièrement coûteux en raison du fait que tout travail effectué doit être effectué par des entrepreneurs agréés, ce qui entraîne des coûts supplémentaires ainsi que des contraintes de temps. S’il n’est pas planifié à l’avance, le processus de remise de l’espace à son état d’origine peut vous obliger à rompre le délai de retour et de résiliation du bail, ce qui peut entraîner des amendes ou une augmentation du loyer résiduel.
Prise en charge des frais d’entretien et de réparation
Différents types de baux (N, NN, NNN) aura des stipulations différentes pour savoir qui est responsable des divers coûts qui peuvent survenir. Cela peut aller du locataire responsable de tout l’entretien et de la maintenance au propriétaire assumant toute la responsabilité, et à des degrés divers entre ces coûts partagés.
Vous voudrez vérifier la langue de votre bail pour les termes et conditions explicites décrivant qui est directement responsable de l’entretien général et de la maintenance de la propriété. Vous voudrez également savoir quelle en sera l’étendue, par exemple à quelle fréquence vous devrez réserver des services qui gèrent divers types de maintenance préventive. Du nettoyage et de la collecte des ordures à l’entretien du CVC, il existe une gamme de coûts dont le locataire pourrait être responsable si vous n’en avez pas connaissance à l’avance.
De même, vous voudrez vous assurer que vous savez si vous êtes responsable des coûts de réparation de la propriété et dans quelle mesure. Ces types de coûts peuvent être assez importants, selon la nature des réparations nécessaires, vous voudrez donc savoir qui sera responsable des réparations dont la propriété pourrait avoir besoin à l’avenir.
Clauses de fusion/intégralité de l’accord
Le dernier élément auquel vous voulez prêter attention dans votre bail commercial est la clause « Fusion » ou « Accord intégral ». Cela se trouve généralement dans un bail pour fournir un langage explicite stipulant que l’accord des parties est “entièrement contenu dans le contrat”. Le but de ceci est de nier tout accord parallèle ou accord verbal concernant le bail et les responsabilités des parties impliquées.
Cela existe pour la protection de toutes les parties, en veillant à ce qu’il n’y ait pas de confusion ou de malentendu quant aux responsabilités et aux attentes dans le contrat de location. Lorsque les questions sont laissées en suspens ou à interprétation, elles peuvent entraîner d’autres problèmes lors de la tentative de résolution de différends.
Dans le cas où vous avez un accord verbal de longue date en tant que locataire ou propriétaire, vous devez demander qu’il soit modifié dans le contrat de location afin qu’il soit écrit dans votre contrat. Cela évitera des litiges ou des désaccords qui vous laisseraient peu de recours juridiques.
